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“公章”管理訴訟風險提醒及防范措施!

作者:廣東賦誠律師事務所/李健文,版權歸作者所有,僅供學習參考之用,禁止用于商業用途。

 

  公章是企業最具權威的象征物件,具有法定的“公信力”。依據中國傳統習慣,公章是公司合同、公文、介紹信、證明信等具有法律文書性質的文件生效的憑證,是公司意思表示外化的標識,如同封建社會皇帝玉璽、官印一樣,其重要性不言而喻。因公章管理不善往往帶來法律風險,導致嚴重后果。為防范公章管理不善帶來的法律風險,應該對公章的管理使用應嚴格謹慎。

 

  對于在公章使用過程中的法律風險,主要存在以下幾種情況。

 

  一是表見代理風險。主要指開具蓋有公章的空白介紹信、合同、協議等法律文件造成的風險。我國《合同法》第49條有明確規定:“行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后以被代理人名義訂立合同,相對人有理由相信行為人有代理權的,該代理行為有效。”可見,公章管理人須時刻警醒,稍有不慎,就可能帶來嚴重后果。

 

  二是由“關系章”、“人情章”帶來的風險。從實際發生的多起公章糾紛來看,相當一部分法律風險是由于公章管理人員缺乏原則性、紀律性,違反印章管理制度,服從或威懾于領導的授意安排所造成。這種主觀性很強的違規有上升之勢,造成的風險不可小覷。

 

  三是保管、交接過程中產生的風險。公章外借、隨意擺放、交接不清等違規操作都是風險隱患,都有可能給伺機作案人員以可乘之機。此外,操作中的疏漏,如合同協議等重要法律文件漏蓋騎縫章,有可能導致合同內容被更改,從而導致法律風險。

 

  針對上述風險,有的企業負責人已經意識到公章管理不善會給企業帶來巨大的法律風險,所以對公章的管理顯然已經提到了一個比較高的高度,甚至有的負責人采用了極端的保護方式,寧可誤事也不愿讓其他人經手公章。

 

  還有些防范辦法也比較另類,曾經有一家民營企業,為避免這種風險,私刻了一個與真章略有不同的假公章,如果不仔細觀察對比,很難分辨真假,該民企就把真章藏起來,把假章拿出來,委托員工去加蓋文件。該民企負責人的思路是這樣的,如果公章加蓋在對公司不利的文件之上,則不予承認。該民企的方法顯然比較“巧妙”,但是這種做法違反了工商管理部門對公司企業相關的行政管理法規,破壞正常的商業次序。而且筆者認為,這并不是一個敢于承擔責任的正規企業應該有的行為。

 

  除了上述“巧妙”的方法之外,還是存在其他正規的方式來構建防火墻的,建議應從如下幾方面著手防范:

 

  首先,要建立健全并嚴格遵守各項規章制度,這是防范法律風險的根本保證。嚴格執行公章使用審批登記制度,對需要加蓋公章的文件或材料,必須由主管領導審批簽字后方可加蓋。此外,還應設立公章使用登記簿,詳細登記用印日期、事由數量、承辦人、批準人等事項,并作為永久檔案進行保管。嚴禁在空白信箋、介紹信、合同上用印。各級領導要帶頭遵守規章制度,防止違規事件的發生。

 

  其次,要合規操作,保證公章的正常使用和絕對安全。合規操作,注重細節,不留任何紕漏。公章管理人員要從公章的保管、使用、移交、收繳、銷毀等各個環節查找風險點并嚴加防范,并特別注意風險高發環節:如在辦公室以外的地點使用公章,必須征得主管領導批準,并由保管人員現場監章,做到“人在章在”;對于合同、協議類法律文件,要在法規部門進行法律審查后,加蓋騎縫章以保證內容的合法完整。

 

  再次,要選擇合格的人保管印章。法律風險實際上就是人的風險,為此,應選擇政治可靠、品德優良、責任心強的人員管理公章。不僅要經常教育保管人員堅持原則,杜絕“關系章”、“人情章”,還要注重提高其綜合素質,不斷學習相關法律和業務知識,增強防范風險的能力。

 

  此外,一旦發現公章遺失,切忌隱瞞,要立即向單位領導、公章制發機關、當地公安部門報告,及時采取補救措施,盡可能減少損失和負面影響。總之,防范法律風險要堅持“以事前防范、事中控制為主、事后補救為輔”的原則。


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